Information clause for the processing of job candidates’ personal data

 

Select the country to which the recruitment (internship program) you are taking part applies: Slovakia. Vention Development s. r. o. with its registered office in Bratislava is obliged to protect the personal data made available or entrusted to it. We process personal data in accordance with the laws in force in the Slovak Republic. This information clause explains who we are, what personal data we process, for what purposes and how long we store the data, how you can access the data, how we protect your data, where the data can be transferred and what your rights are in this regard.

 

I. Who is the controller of your personal data?

Vention Development s. r. o. with its registered office in Bratislava (821 09), at Mlynské nivy 5, Bratislava-City district Ružinov, Slovak Republic is the Controller of a personal data within the meaning of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as the “GDPR), hereinafter referred to as “Vention” and, together with its affiliates, as the “Vention Group”. Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact us by sending a message to: privacy.sk@ventionteams.com  

II. What types of personal data do we process?

Vention may obtain information from you concerning your job application for employment or cooperation with Vention.  We process the data necessary to conduct and settle the recruitment process with your participation and necessary to conclude an employment contract / civil law contract with you, such as: 

 

• name(s) and surname
• date of birth
• contact data indicated by the candidate
• education
• professional qualifications
• employment history  

In the case of foreigners – also data required by law and resulting from documents necessary to verify the legality of employment or to carry out the employment legalization procedure. We can also process other data provided to us by you, e.g. image. You may, on your own initiative, want to provide us with additional information (in a CV, cover letter or in a similar document). If this is the case, your personal data will be processed by Vention for the purpose of concluding an employment (internship) agreement. Therefore, if you want to provide us with documents containing additional information, we understand that by submitting the application you agree to have your personal data processed by Vention. You are not obliged to provide us with additional information. If you do not want us to process more of your personal data than required under the law, please do not include such information in the CV you send.

III. How is your personal data obtained?

In the course of our recruitment process we collect personal data of our candidates. Personal data is obtained in two ways: 

 

• directly from candidates (including through the Ventions’ website, work related websites such as linkedin.com, other Internet platforms, etc.) or 
• from third parties, in particular:  a) from the Vention Group resources; b) from the Ventions’ employees and contractors, with your prior consent, as part of our internal or external referral program;\ c) from public data sources, such as Linkedin; d) from recruitment agencies, labour agencies, intermediaries, and service providers (if applicable).

IV. On what basis do we process your personal data?

Your personal data will be processed for purposes related to recruitment for the selected position:

 

• in the case of candidates for employment under an employment contract within the scope specified in the Slovak Labour Code and to take steps at your request prior to entering into an employment contract, pursuant to Article 6 section 1 letter b of the GDPR
• in the case of candidates for employment under a civil law contract, to the extent necessary to take action at the request of the data subject before concluding the contract, pursuant to Art. 6 section 1 letter b GDPR 
• in the case of employing a foreigner – in addition to the purposes indicated above, also for the purpose of verifying the legality of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter c) of the GDPR or in order to carry out the procedure of legalization of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter b) of the GDPR
• if we have obtained your data from publicly available sources – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation (then the legal basis for the processing of your data is the legitimate interest pursued on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)
• in the remaining scope, the data will be processed on the basis of the Candidate's consent expressed by an express confirmatory action consisting in including this data in the application (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR)
• data may also be processed on the basis of the Controller's legitimate interest, after the completion of the recruitment process in order to establish, pursue or defend against possible claims related to it (Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)

If you consent to processing your personal data for the purpose of future recruitment possibilities, the data will be processed on the basis of your consent to such processing (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR).

V. What is the purpose of our processing of your data?

Your information is always treated as confidential and used solely for the purpose of assessing the application submitted by you, providing you with information on the recruitment procedures, processing the application to carry out the recruitment process and taking steps at your request prior to entering into a contract including on the basis of your consent for future recruitment processes.We may also process your personal data for internal reporting and development reasons- this is necessary due to the Controllers’ legitimate interests in tracking recruitment and managing an external and internal talent pool, which do not override your interests or fundamental rights and freedoms requiring the protection of personal data.

VI. What are the consequences of non-provision of your data?

Your provision of data is voluntary, yet necessary to participate in the recruitment process, to meet further legal requirements and/or to enter into a contract with us. Failure to provide us with the required information will render participation in the recruitment process and/or sending information related to the future recruitment process impossible.

VII. How long do we store your personal data?

Vention stores your personal data for as long as this is required under applicable laws or for as long as the processing of personal data is necessary for the purposes set forth in this Information Clause. Vention keeps the data provided by you via the recruitment service for the duration of the recruitment process solely for the purpose of carrying out the process and in order to comply with the data recording requirements imposed by applicable laws. If you want us to keep your documents in our job applicant database for a longer period (including for future recruitment processes and sending recruitment newsletter), your consent will be required, and your personal data will be processed for the period of 2 years.

VIII. Who will receive your personal data?

Vention makes personal data available to third parties in line with applicable laws. Your personal data is processed solely for the purposes referred to herein or for closely related purposes. Once you have given the relevant consent, personal data may be used for future recruitment processes and also be transferred to affiliated entities within the Vention Group network. Vention can share candidate’s personal data with:

 

• other entities in the Vention Group, including entities established in countries outside the European Economic Area
• service providers, customers
• entities located in third countries, outside the territory of the European Economic Area

It is possible that the law of a country to which data is transferred provides for a level of data protection which differs from the GDPR regulations, however, this will be a country for which the European Commission has issued an adequacy decision, or an entity bound by an agreement ensuring the same level of protection as the one prevailing at Vention. Vention will ensure that the transfer of personal data to a third country is carried out in accordance with the requirements of the GDPR. You can at any time request details about the entities to which your personal data has been made available and the scope of information about you which has been made available, by contacting us by sending a message to privacy.sk@ventionteams.com. Entities located in third countries will ensure the security of personal data at a level not lower than the level of safeguards applied by Vention.

IX. What are your rights?

As a job applicant and subject of personal data, you have the right to:

 

• request access to your personal data held by Vention
• request rectification and erasure of the data
• request limitation of its processing
• data portability
• object to its processing
• obtain a copy of data transferred to third countries

In order to exercise the rights, please contact us by sending a message to:  privacy.sk@ventionteams.com. If data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. If the personal data processing violates the privacy and information security regulations, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, that is the President of the Personal Data Protection Office of Slovak Republic. These rights may be limited if the fulfilment of your request would disclose data about another person or if you have asked us to remove the information which is required by law or where retaining the information is necessary on the grounds of legitimate interests of the Controller.

X. Security of your personal data

Vention uses technical, physical and organizational security measures to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by you, as well as the risk of unauthorized access to such information.

XI. How can you contact us? 

In case of any issues, problems or complaints related to the processing of your personal data, please contact us at: privacy.sk@ventionteams.com 

XII. Consent

The job applicant, using a specific recruitment service to take part in the recruitment conducted by Vention, agrees to the processing of his/her personal data by performing an explicit confirming action (e.g. by sending his/her CV and/or by completing the form with his/her personal data). The provision of data in this way via the recruitment service is tantamount to consent to the collection, processing, use, storage and transfer of the user’s personal data by Vention in a manner specified in the Information Clause. By sending the application documents, you also agree to the electronic handling of all issues relating to the recruitment, application, identity verification and onboarding process. 

 

IF YOU DO NOT CONSENT TO THE COLLECTION, USE AND DISCLOSURE OF YOUR PERSONAL DATA AS INDICATED ABOVE, YOU CANNOT TAKE PART IN THE RECRUITMENT.

Informačná doložka o spracúvaní osobných údajov uchádzačov o zamestnanie 

 

Vyberte krajinu, ktorej sa týka nábor (program stáže), ktorého sa zúčastňujete: Slovensko. Spoločnosť Vention Development s. r. o. so sídlom v Bratislave je zaviazaná chrániť osobné údaje, ktoré jej boli sprístupnené alebo zverené. Osobné údaje spracúvame v súlade so zákonmi platnými v Slovenskej republike. Táto informačná doložka vysvetľuje, kto sme, aké osobné údaje spracúvame, na aké účely a ako dlho údaje uchovávame, ako môžete mať prístup k údajom, ako chránime vaše údaje, kam je možné údaje prenášať a aké máte práva v tejto súvislosti.

 

I. Kto je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov?

Prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR“), je spoločnosť Vention Development s. r. o. so sídlom v Bratislave (821 09), Mlynské nivy 5, mestská časť Bratislava-Ružinov, Slovenská republika, ďalej len „Vention“, a spolu s jej pridruženými spoločnosťami “Skupina Vention”. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov nás môžete kontaktovať poslaním správy na: privacy.sk@ventionteams.com

II. Aké druhy osobných údajov spracúvame?

Vention si od vás môže obstarať informácie týkajúce sa vašej žiadosti o zamestnanie alebo spoluprácu s Vention.Spracúvame údaje potrebné na uskutočnenie a vybavenie náborového procesu s vašou účasťou a potrebné pre uzatvorenie pracovnej zmluvy / občianskoprávnej zmluvy s vami, ako napríklad:

 

• meno (mená) a priezvisko
• dátum narodenia
• kontaktné údaje uvedené uchádzačom
• vzdelanie
• profesionálne kvalifikácie
• história zamestnaní.  

V prípade cudzincov aj údaje požadované zákonom a vyplývajúce z dokladov potrebných na overenie zákonnosti zamestnania alebo na vykonanie procedúry legalizácie zamestnania. Môžeme spracúvať aj iné údaje, ktoré nám poskytnete, napr. obrázok. Môžete nám z vlastnej iniciatívy poskytnúť dodatočné informácie (v životopise, motivačnom liste alebo v podobnom dokumente). 

V takom prípade bude Vention spracúvať vaše osobné údaje za účelom uzatvorenia pracovnej zmluvy (zmluvy o stáži).  Preto, ak nám chcete poskytnúť dokumenty obsahujúce dodatočné informácie, máme za to, že odoslaním žiadosti súhlasíte so spracovaním vašich osobných údajov spoločnosťou Vention. Dodatočné informácie nám nie ste povinní poskytnúť. Ak si neželáte, aby sme spracúvali viac vašich osobných údajov, ako vyžaduje zákon, neuvádzajte tieto údaje v zasielanom životopise.

III. Ako sa získavajú vaše osobné údaje?

V priebehu nášho náborového procesu zhromažďujeme osobné údaje uchádzačov. Osobné údaje sa získavajú dvoma spôsobmi:

 

• priamo od uchádzačov (vrátane prostredníctvom webovej stránky Ventions, webových stránok súvisiacich s prácou, ako sú linkedin.com, iné internetové platformy atď.) alebo 
• od tretích strán, najmä: a)zo zdrojov Skupiny Vention; b) od zamestnancov a dodávateľov Vention, s vaším predchádzajúcim súhlasom, v rámci nášho interného alebo externého programu odporúčaní; c) z verejných zdrojov údajov, napr. Linkedin; d) od personálnych agentúr, pracovných agentúr, sprostredkovateľov a poskytovateľov služieb (ak je to použiteľné).

IV. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje budú spracúvané na účely súvisiace s náborom na zvolenú pozíciu:

 

• v prípade uchádzačov o zamestnanie na základe pracovnej zmluvy v rozsahu uvedenom v slovenskom Zákonníku práce a je potrebné vykonať na Vašu žiadosť opatrenia pred uzatvorením pracovnej zmluvy - podľa článku 6 ods. 1 písm. b GDPR
• v prípade uchádzačov o prácu na základe občianskoprávnej zmluvy, v rozsahu potrebnom na vykonanie opatrenia na žiadosť dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy - podľa čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR
• v prípade zamestnávania cudzinca – okrem účelov uvedených vyššie aj na účely overenia zákonnosti zamestnania podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo za účelom vykonania postupu legalizácie zamestnania - podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR
• ak sme Vaše údaje získali z verejne dostupných zdrojov - za účelom vykonania a vysporiadania náborového procesu s vašou účasťou (vtedy je právnym základom spracovania vašich údajov oprávnený záujem sledovaný na základe článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR)
• vo zvyšnom rozsahu budú údaje spracúvané na základe súhlasu Uchádzača vyjadreného výslovným potvrdzujúcim úkonom spočívajúcim v zahrnutí týchto údajov do žiadosti (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR)
• údaje môžu byť spracúvané aj na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa po ukončení náborového procesu za účelom stanovenia, sledovania alebo obrany proti prípadným nárokom, ktoré s tým súvisia (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR)

Ak udelíte súhlas so spracúvaním vašich osobných údajov na účely budúcich možností náboru, budú údaje spracúvané na základe vášho súhlasu s takýmto spracovaním (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

V. Aký je účel spracúvania vašich údajov?

S vašimi údajmi sa vždy zaobchádza ako s dôvernými a používajú sa výlučne na účely posúdenia vami podanej žiadosti, poskytnutia informácií o náborových postupoch, spracovania žiadosti na vykonanie náborového procesu a vykonania opatrení na vašu žiadosť pred uzatvorením zmluvy, a to aj na základe vášho súhlasu pre budúce náborové procesy. Vaše osobné údaje môžeme spracúvať aj na účely interného výkazníctva a rozvoja – je to nevyhnutné z dôvodu oprávnených záujmov Prevádzkovateľov pri sledovaní náboru a správe externého a interného talentového fondu, ktoré neprevažujú nad vašimi záujmami alebo základnými právami a slobodami vyžadujúcimi si ochranu osobných údajov.

VI. Aké sú dôsledky neposkytnutia vašich údajov?

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, ale nevyhnutné na účasť v náborovom procese, na splnenie ďalších zákonných požiadaviek a/alebo na uzavretie zmluvy s nami. Neposkytnutie nám požadovaných informácií znemožní účasť na náborovom procese a/alebo odoslanie informácií súvisiacich s budúcim náborovým procesom.

VII. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Vention uchováva vaše osobné údaje tak dlho, ako to vyžadujú platné zákony, alebo kým je spracovanie osobných údajov nevyhnutné na účely uvedené v tejto Informačnej doložke. Vention uchováva údaje, ktoré ste poskytli prostredníctvom náborovej služby počas trvania náborového procesu výlučne na účely vykonania tohto procesu a za účelom splnenia požiadaviek na zaznamenávanie údajov uložených platnými zákonmi. Ak chcete, aby sme vaše dokumenty uchovávali v našej databáze uchádzačov o zamestnanie dlhšiu dobu (vrátane budúcich náborových procesov a zasielania náborového newslettera), je vyžadovaný váš súhlas a vaše osobné údaje budú spracúvané po dobu 2 rokov. 

VIII. Kto bude príjemcom vašich osobných údajov?

Vention sprístupňuje osobné údaje tretím stranám v súlade s platnými zákonmi. Vaše osobné údaje sa spracúvajú výlučne na účely uvedené v tomto dokumente alebo na účely úzko súvisiace. Po udelení príslušného súhlasu môžu byť osobné údaje použité na budúce náborové procesy a tiež môžu byť prenesené do pridružených subjektov v rámci siete Skupiny Vention. Vention môže zdieľať osobné údaje uchádzača s:

 

• inými subjektmi v rámci Skupiny Vention, vrátane subjektov registrovaných v krajinách mimo Európskeho hospodárskeho priestoru
• poskytovateľmi služieb, zákazníkmi
• subjektmi nachádzajúcimi sa v tretích krajinách, mimo územia Európskeho hospodárskeho priestoru

Je možné, že právo krajiny, do ktorej sa údaje prenášajú, poskytuje úroveň ochrany údajov, ktorá sa líši od nariadení GDPR, bude to však krajina, pre ktorú Európska komisia vydala rozhodnutie o primeranosti, alebo subjekt viazaný zmluvou zabezpečujúcou rovnakú úroveň ochrany, aká je bežná v spoločnosti Vention. Vention zabezpečí, aby prenos osobných údajov do tretej krajiny prebiehal v súlade s požiadavkami GDPR. Môžete kedykoľvek požiadať o podrobnosti o subjektoch, ktorým boli vaše osobné údaje sprístupnené a o rozsahu sprístupnených informácií o vás zaslaním správy na privacy.sk@ventionteams.com. Subjekty nachádzajúce sa v tretích krajinách zaistia bezpečnosť osobných údajov na úrovni, ktorá nie je nižšia ako úroveň záruk uplatňovaných spoločnosťou Vention.

IX. Aké máte práva? Ako uchádzač o zamestnanie a subjekt osobných údajov máte právo:

• požiadať o prístup k vašim osobným údajom uchovávaným spoločnosťou Vention
• požiadať o opravu a vymazanie údajov
• požiadať o obmedzenie ich spracúvania
• prenosnosť údajov
• namietať proti ich spracúvaniu
• získať kópiu údajov prenášaných do tretích krajín 

Pre uplatnenie práv nás prosím kontaktujte zaslaním správy na: privacy.sk@ventionteams.com. Ak sa údaje spracúvajú na základe vášho súhlasu, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Ak súhlas odvoláte, nebude to mať vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Ak spracúvanie osobných údajov porušuje predpisy o ochrane osobných údajov a bezpečnosti informácií, máte tiež právo podať sťažnosť na dozornom orgáne, ktorým je predseda Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Tieto práva môžu byť obmedzené, ak by splnením vašej žiadosti boli zverejnené údaje o inej osobe alebo ak ste nás požiadali o odstránenie informácií, ktoré vyžaduje zákon, alebo ak je uchovanie informácií nevyhnutné z dôvodu oprávnených záujmov Prevádzkovateľa.

X. Bezpečnosť vašich osobných údajov

Vention používa technické, fyzické a organizačné bezpečnostné opatrenia, aby zabránil riziku straty, zneužitia, zverejnenia alebo úpravy vami poskytnutých informácií, ako aj riziku neoprávneného prístupu k takýmto informáciám. 

XI. Ako nás môžete kontaktovať?

V prípade akýchkoľvek záležitostí, problémov alebo sťažností súvisiacich so spracúvaním vašich osobných údajov nás kontaktujte na: privacy.sk@ventionteams.com 

XII. Súhlas

Uchádzač o zamestnanie využívajúci konkrétnu náborovú službu pre účasť na nábore realizovanom spoločnosťou Vention vyjadruje výslovný súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov (napr. zaslaním svojho životopisu a/alebo vyplnením formulára so svojimi osobnými údajmi). Poskytnutie údajov týmto spôsobom prostredníctvom náborovej služby sa rovná súhlasu so zhromažďovaním, spracúvaním, používaním, uchovávaním a prenosom osobných údajov používateľa spoločnosťou Vention spôsobom uvedeným v Informačnej doložke. Odoslaním dokumentov žiadosti tiež súhlasíte s elektronickým vybavovaním všetkých záležitostí týkajúcich sa náboru, žiadosti, overenia totožnosti a procesu onboardingu.

 

AK NESÚHLASÍTE SO ZHROMAŽĎOVANÍM, POUŽÍVANÍM A ZVEREJŇOVANÍM SVOJICH OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKO JE UVEDENÉ VYŠŠIE, NEMÔŽETE SA ZÚČASTNIŤ NÁBORU.