Information clause for the processing of job candidates' personal data

Select the country to which the recruitment (internsip program) you are taking part applies: Bulgaria. VenSolutions EOOD with its registered office in Sofia is obliged to protect the personal data made available or entrusted to it. We process personal data in accordance with the laws in force in the Republic of Bulgaria. This information clause explains who we are, what personal data we process, for what purposes and how long we store the data, how you can access the data, how we protect your data, where the data can be transferred and what your rights are in this regard. 

 

I. Who is the controller of your personal data? 

VenSolutions EOOD with its registered office in Sofia (p.c. 1000), at Knyaz Boris I street No. 99, floor 3, city of Sofia, p.c. 1000, Triaditsa district, the Republic of Bulgaria is the Controller of a personal data within the meaning of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as the "GDPR"), hereinafter referred to as “Vention” and, together with its affiliates, as the “Vention Group”.  Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact us by sending a message to: privacy.bg@ventionteams.com 

II. What types of personal data do we process?

Vention may obtain information from you concerning your job application for employment or cooperation with Vention. We process the data necessary to conduct and settle the recruitment process with your participation and necessary to conclude an employment contract/civil law contract with you, such as:

 

• name(s) and surname
• date of birth
• contact data indicated by the candidate
• education
• professional qualifications
• employment history

In the case of foreigners – also data required by law and resulting from documents necessary to verify the legality of employment or to carry out the employment legalization procedure. We can also process other data provided to us by you, e.g. image. You may, on your own initiative, want to provide us with additional information (in a CV, cover letter or in a similar document). If this is the case, your personal data will be processed by Vention for the purpose of concluding an employment (internship) agreement. Therefore, if you want to provide us with documents containing additional information, we understand that by submitting the application you agree to have your personal data processed by Vention. You are not obliged to provide us with additional information. If you do not want us to process more of your personal data than required under the law, please do not include such information in the CV you send.

III. How is your personal data obtained? 

In the course of our recruitment process we collect personal data of our candidates. Personal data is obtained in two ways:  

 

• directly from candidates (including through the Ventions’ website, work related websites such as linkedin.com, other Internet platforms, etc.) or 
• from third parties, in particular: from the Vention Group resources; from the Ventions’ employees and contractors, with your prior consent, as part of our internal or external referral program; from public data sources, such as Linkedin; from recruitment agencies, labour agencies, intermediaries, and service providers (if applicable)

IV. On what basis do we process your personal data? 

Your personal data will be processed for purposes related to recruitment for the selected position: 

 

• in the case of candidates for employment under an employment contract within the scope specified in the Labour Code and to take steps at your request prior to entering into an employment contract, pursuant to Article 6 section 1 letter b of the GDPR
• in the case of candidates for employment under a civil law contract, to the extent necessary to take action at the request of the data subject before concluding the contract, pursuant to Art. 6 section 1 letter b GDPR
• in the case of employing a foreigner – in addition to the purposes indicated above, also for the purpose of verifying the legality of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter c) of the GDPR or in order to carry out the procedure of legalization of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter b) of the GDPR
• if we have obtained your data from publicly available sources – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation (then the legal basis for the processing of your data is the legitimate interest pursued on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)
• in the remaining scope, the data will be processed on the basis of the Candidate's consent expressed by an express confirmatory action consisting in including this data in the application (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR)
• data may also be processed on the basis of the Controller's legitimate interest, after the completion of the recruitment process in order to establish, pursue or defend against possible claims related to it (Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)

If you consent to processing your personal data for the purpose of future recruitment possibilities, the data will be processed on the basis of your consent to such processing (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR). 

V. What is the purpose of our processing of your data? 

Your information is always treated as confidential and used solely for the purpose of assessing the application submitted by you, providing you with information on the recruitment procedures, processing the application to carry out the recruitment process and taking steps at your request prior to entering into a contract including on the basis of your consent for future recruitment processes. We may also process your personal data for internal reporting and development reasons- this is necessary due to the Controllers’ legitimate interests in tracking recruitment and managing an external and internal talent pool, which do not override your interests or fundamental rights and freedoms requiring the protection of personal data. 

VI. What are the consequences of non-provision of your data? 

Your provision of data is voluntary, yet necessary to participate in the recruitment process, to meet further legal requirements and/or to enter into a contract with us. Failure to provide us with the required information will render participation in the recruitment process and/or sending information related to the future recruitment process impossible. 

VII. How long do we store your personal data? 

Vention stores your personal data for as long as this is required under applicable laws or for as long as the processing of personal data is necessary for the purposes set forth in this Information Clause. Vention keeps the data provided by you via the recruitment service for the duration of the recruitment process solely for the purpose of carrying out the process and in order to comply with the data recording requirements imposed by applicable laws. If you want us to keep your documents in our job applicant database for a longer period (including for future recruitment processes and sending recruitment newsletter), your consent will be required, and your personal data will be processed for the period of 2 years. 

VIII. Who will receive your personal data? 

Vention makes personal data available to third parties in line with applicable laws. Your personal data is processed solely for the purposes referred to herein or for closely related purposes. Once you have given the relevant consent, personal data may be used for future recruitment processes and also be transferred to affiliated entities within the Vention Group network. Vention can share candidate’s personal data with: 

 

• other entities in the Vention Group, including entities established in countries outside the European Economic Area
• service providers, customers
• entities located in third countries, outside the territory of the European Economic Area

It is possible that the law of a country to which data is transferred provides for a level of data protection which differs from the GDPR regulations, however, this will be a country for which the European Commission has issued an adequacy decision, or an entity bound by an agreement ensuring the same level of protection as the one prevailing at Vention. Vention will ensure that the transfer of personal data to a third country is carried out in accordance with the requirements of the GDPR. You can at any time request details about the entities to which your personal data has been made available and the scope of information about you which has been made available, by contacting us by sending a message to privacy.bg@ventionteams.com. Entities located in third countries will ensure the security of personal data at a level not lower than the level of safeguards applied by Vention. 

IX. What are your rights? 

As a job applicant and subject of personal data, you have the right to: 

 

• request access to your personal data held by Vention
• request rectification and erasure of the data
• request limitation of its processing
• data portability
• object to its processing
• obtain a copy of data transferred to third countries 

In order to exercise the rights, please contact us by sending a message to:  privacy.bg@ventionteams.com. If data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. If the personal data processing violates the privacy and information security regulations, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, that is the Commission for Personal Data Protection. These rights may be limited if the fulfilment of your request would disclose data about another person or if you have asked us to remove the information which is required by law or where retaining the information is necessary on the grounds of legitimate interests of the Controller. 

X. Security of your personal data 

Vention uses technical, physical and organizational security measures to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by you, as well as the risk of unauthorized access to such information.  

XI. How can you contact us? 

In case of any issues, problems or complaints related to the processing of your personal data, please contact us at: privacy.bg@ventionteams.com.

XII. Consent 

The job applicant, using a specific recruitment service to take part in the recruitment conducted by Vention, agrees to the processing of his/her personal data by performing an explicit confirming action (e.g. by sending his/her CV and/or by completing the form with his/her personal data). The provision of data in this way via the recruitment service is tantamount to consent to the collection, processing, use, storage and transfer of the user’s personal data by Vention in a manner specified in the Information Clause. By sending the application documents, you also agree to the electronic handling of all issues relating to the recruitment, application, identity verification and onboarding process.  

 

IF YOU DO NOT CONSENT TO THE COLLECTION, USE AND DISCLOSURE OF YOUR PERSONAL DATA AS INDICATED ABOVE, YOU CANNOT TAKE PART IN THE RECRUITMENT.  

Информационна клауза за обработката на лични данни на кандидатите за работа 

Изберете държавата, за която се отнася програмата за набиране на персонал (стажантска програма), в която участвате: България. ВенСолюшънс ЕООД със седалище в град София се задължава да защитава предоставените или поверените и лични данни. Ние обработваме лични данни в съответствие с действащото законодателство в Република България. Тази информационна клауза обяснява кои сме ние, какви лични данни обработваме, за какви цели и колко дълго съхраняваме тези данни, как можете да получите достъп до данните, как защитаваме Вашите данни, къде могат да бъдат прехвърлени те и какви са Вашите права в това отношение.

 

I. Кой е администраторът на Вашите лични данни? 

ВенСолюшънс ЕООД със седалище в гр. София (п.к. 1000), на ул. „Княз Борис I” № 99, ет. 3, гр. София, п.к. 1000, район Триадица, Република България е Администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица по отношение на обработването на лични данни и свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент за защита на данните, наричан по-долу „ОРЗД“), наричана по-долу „Vention“ и заедно с нейните филиали, като „Vention Group“. Ако имате въпроси относно обработката на лични данни, можете да се свържете с нас, като изпратите съобщение на: privacy.bg@ventionteams.com.

II. Какви видове лични данни обработваме? 

Vention може да получи информация от Вас относно Вашата заявление за работа или сътрудничество с Vention. Ние обработваме данните, необходими за провеждане и уреждане на процеса по набиране на персонал с Ваше участие и необходими за сключване на трудов договор / гражданскоправен договор с Вас, като например: 

 

• име(на) и фамилия
• дата на раждане
• данни за контакт, посочени от кандидата
• образование
• професионални квалификации
• история на заетостта

В случай на чужденци – и данни, изисквани от закона и произтичащи от документи, необходими за проверка на законността на наемане на работа или за извършване на процедурата по легализация за наемане на работа. Можем да обработваме и други данни, предоставени ни от Вас, напр. изображение. Може по Ваша собствена инициатива да искате да ни предоставите допълнителна информация (в автобиография, мотивационно писмо или подобен документ). Ако това е така, Вашите лични данни ще бъдат обработвани от Vention за целите на сключване на трудов (стажантски) договор. Ето защо, ако искате да ни предоставите документи, съдържащи допълнителна информация, ние разбираме, че с подаването на заявлението Вие се съгласявате Вашите лични данни да бъдат обработвани от Vention. Не сте длъжни да ни предоставяте допълнителна информация. Ако не желаете да обработваме повече от изискваните от закона лични данни, моля, не включвайте такава информация в автобиографията, която изпращате. 

III. Как получаваме личните Ви данни? 

В процеса на набиране на персонал ние събираме личните данни на нашите кандидати. Получаваме личните данни по два начина:

 

• директно от кандидати (включително чрез уебсайта на Ventions, свързани с работата уебсайтове, като linkedin.com, други интернет платформи и т.н.) или 
• от трети страни, по-конкретно: от ресурсите на Vention Group; от служителите и изпълнителите на Ventions, с Вашето предварително съгласие, като част от нашата вътрешна или външна програма за препоръки; от публични източници на данни, като Linkedin; от агенции за набиране на персонал, агенции по труда, посредници и доставчици на услуги (ако има такива)

IV. На какво основание обработваме Вашите лични данни? 

Вашите лични данни ще бъдат обработвани за цели, свързани с набиране на персонал за избраната позиция: 

 

• в случай на кандидати за работа по трудов договор в обхвата, посочен в Кодекса на труда и да предприеме действия по Ваше искане преди сключване на трудов договор, съгласно чл. 6, параграф 1, буква б от ОРЗД
• в случай на кандидати за работа по граждански договор, доколкото е необходимо за предприемане на действия по искане на субекта на данните преди сключване на договора, на основание чл. 6 раздел 1 буква б от ОРЗД
• в случай на наемане на работа на чужденец – в допълнение към целите, посочени по-горе, също и за целите на проверка на законността на наемането на работа, съгласно член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД или за извършване на процедурата по легализация на заетостта, съгласно член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД
• ако сме получили Вашите данни от публично достъпни източници – за да проведем и уредим процеса на набиране на персонал с Ваше участие (тогава правното основание за обработката на Вашите данни е легитимният интерес, преследван на основание чл. 6, раздел 1, буква е) от ОРЗД)
• в останалия обхват, данните ще бъдат обработвани въз основа на съгласието на Кандидата, изразено чрез изрично потвърждаващо действие, състоящо се във включване на тези данни в заявлението (член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД)
• данните могат да бъдат обработвани и въз основа на законния интерес на Администратора, след приключване на процеса по набиране на персонал, за установяване, упражняване или защита срещу възможни искове, свързани с тях (член 6, раздел 1, буква е) от ОРЗД)

Ако дадете съгласието си Вашите лични данни да се обработват за целите на бъдещи възможности за наемане на работа, данните ще бъдат обработени въз основа на Вашето съгласие за такава обработка (член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД). 

V. Каква е целта на обработването от наша страна на Вашите данни? 

Вашата информация винаги се третира като поверителна и се използва единствено за целите на оценка на подадената от Вас кандидатура, предоставяне на информация относно процедурите за набиране на персонал, обработка на кандидатурата за извършване на процеса по набиране на персонал и предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор, включително въз основа на Вашето съгласие за участие в бъдещи процеси за набиране на персонал. Може също така да обработваме Вашите лични данни за причини относно вътрешно отчитане и развитие - това е необходимо поради законните интереси на Администраторите да проследяват набирането на персонал и да управляват външния и вътрешния набор от таланти, които нямат предимство пред Вашите интереси или основни права и свободи, изискващи защита на личните данни. 

VI. Какви са последиците, ако не предоставите Вашите данни? 

Предоставянето на данни от Ваша страна е доброволно, но е необходимо за участие в процеса по набиране на персонал, за изпълнение на допълнителни законови изисквания и/или за сключване на договор с нас. Ако не ни предоставите необходимата информация, участието в процеса по набиране на персонал и/или изпращането на информация, свързана с бъдещия процес за набиране на персонал, ще бъде невъзможно. 

VII. Колко време съхраняваме Вашите лични данни? 

Vention съхранява Вашите лични данни толкова дълго, колкото това се изисква съгласно приложимите закони или докато обработването на личните данни е необходимо за целите, посочени в тази Информационна клауза. Vention съхранява данните, предоставени от Вас чрез услугата за набиране на персонал, за периода на набиране на персонал единствено с цел извършване на процеса и за да се съобрази с изискванията за запис на данни, наложени от приложимото законодателство. Ако искате да съхраняваме Вашите документи в базата ни данни с кандидати за работа за по-дълъг период (включително за бъдещи процеси за набиране на персонал и за изпращане на бюлетин за набиране на персонал), ще се изисква Вашето съгласие и Вашите лични данни ще бъдат обработвани за период от 2 години. 

VIII. Кой получи Вашите лични данни? 

Vention предоставя личните данни на трети страни в съответствие с приложимите закони. Вашите лични данни се обработват единствено за целите, които са посочени тук, или за цели, тясно свързани с тях. След като сте дали съответното съгласие, личните данни могат да бъдат използвани за бъдещи процеси за набиране на персонал и също така да бъдат прехвърляни на свързани лица в рамките на мрежата на Vention Group. Vention може да споделя личните данни на кандидата с: 

 

• други субекти в Vention Group, включително субекти, установени в държави извън Европейското икономическо пространство
• доставчици на услуги, клиенти
• субекти, намиращи се в трети страни, извън територията на Европейското икономическо пространство

Възможно е законодателството на държава, към която се прехвърлят данните, да предоставя ниво на защита на данните, различно от регламентите на ОРЗД, но това ще бъде държава, за която Европейската комисия е постановила решение за съответствие, или субект, обвързан със споразумение, гарантиращо същото ниво на защита като това, което преобладава във Vention. Vention ще гарантира, че прехвърлянето на лични данни към трета страна се извършва в съответствие с изискванията на ОРЗД. Можете по всяко време да поискате подробности относно субектите, на които са предоставени Вашите лични данни и обхвата на информацията, която е предоставена за Вас, като се свържете с нас, като изпратите съобщение на privacy.bg@ventionteams.com. Субектите, намиращи се в трети страни, ще гарантират сигурността на личните данни на ниво не по-ниско от нивото на предпазните мерки, прилагани от Vention. 

IX. Какви са Вашите права? 

Като кандидат за работа и субект на лични данни Вие имате право:

 

• да поискате достъп до Вашите лични данни, съхранявани от Vention
• да поиска коригиране и изтриване на данните
• да поиска ограничаване на обработката им
• преносимостта на данни
• да възразите срещу обработката им
• да получите копие от данните, прехвърлени към трети страни

За да упражните правата си, моля свържете се с нас, като изпратите съобщение на: privacy.bg@ventionteams.com. Ако данните се обработват въз основа на Вашето съгласие, можете да оттеглите съгласието си по всяко време. Ако оттеглите съгласието, това няма да засегне законосъобразността на обработването въз основа на съгласието преди оттеглянето му. Ако обработването на лични данни нарушава разпоредбите за неприкосновеност на личния живот и сигурност на информацията, Вие също имате право да подадете жалба до надзорен орган, а именно Комисията за защита на личните данни. Тези права могат да бъдат ограничени, ако изпълнението на Вашето искане би разкрило данни за друго лице или ако сте поискали от нас да премахнем информацията, която се изисква по закон, или когато запазването на информацията е необходимо на основание на законни интереси на Администратора. 

X. Сигурност на Вашите лични данни 

Vention използва технически, физически и организационни мерки за сигурност, за да предотврати риска от загуба, злоупотреба, разкриване или модифициране на предоставена от Вас информация, както и риска от неоторизиран достъп до такава информация.

XI. Как можете да се свържете с нас? 

В случай на възникване на въпроси, проблеми или оплаквания, свързани с обработката на Вашите лични данни, моля свържете се с нас на: privacy.bg@ventionteams.com.

XII. Съгласие 

Кандидатът за работа, който използва конкретна услуга за набиране на персонал, за да участва в набирането на персонал, провеждано от Vention, се съгласява с обработването на личните му данни чрез извършване на изрично потвърждаващо действие (напр. като изпрати своята автобиография и/или като попълни формуляра с неговите/нейните лични данни). Предоставянето на данни по този начин чрез услугата за набиране на персонал е равносилно на съгласие за събиране, обработка, използване, съхранение и прехвърляне на личните данни на потребителя от страна на Vention по начина, посочен в Информационната клауза. С изпращането на документите за кандидатстване, Вие също се съгласявате с електронното обработване на всички въпроси, свързани с набирането, кандидатстването, проверката на самоличността и процеса на назначаване.  

 

АКО НЕ СЕ СЪГЛАСЯВАТЕ СЪС СЪБИРАНЕТО, ИЗПОЛЗВАНЕТО И РАЗКРИВАНЕТО НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ, КАКТО Е ПОСОЧЕНОТО ПО-ГОРЕ, НЕ МОЖЕТЕ ДА ВЗЕМЕТЕ УЧАСТИЕ В НАБИРАНЕТО НА ПЕРСОНАЛ.