INFORMATION CLAUSE FOR THE PROCESSING OF JOB CANDIDATES’ PERSONAL DATA 

Select the country to which the recruitment (internship program) you are taking part applies: Germany. 

Vention Solutions GmbH with its registered office in Berlin is obliged to protect the personal data made available or entrusted to it. We process personal data in accordance with the laws in force in the Federal Republic of Germany. This information clause explains who we are, what personal data we process, for what purposes and how long we store the data, how you can access the data, how we protect your data, where the data can be transferred and what your rights are in this regard. 

I. Who is the controller of your personal data? 

Vention Solutions GmbH with its registered office in Berlin (10785), at Kemperplatz 1, Berlin, the Federal Republic of Germany is the Controller of a personal data within the meaning of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as the “GDPR), hereinafter referred to as “Vention” and, together with its affiliates, as the “Vention Group”. Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact us by sending a message to: privacy.de@ventionteams.com   

II. What types of personal data do we process? 

Vention may obtain information from you concerning your job application for employment or cooperation with Vention. We process the data necessary to conduct and settle the recruitment process with your participation and necessary to conclude an employment contract / civil law contract with you, such as:  

 

• name(s) and surname
• date of birth
• contact data indicated by the candidate
• education
• professional qualifications
• employment history  

In the case of foreigners – also data required by law and resulting from documents necessary to verify the legality of employment or to carry out the employment legalization procedure. We can also process other data provided to us by you, e.g. image. You may, on your own initiative, want to provide us with additional information (in a CV, cover letter or in a similar document). If this is the case, your personal data will be processed by Vention for the purpose of concluding an employment (internship) agreement. Therefore, if you want to provide us with documents containing additional information, we understand that by submitting the application you agree to have your personal data processed by Vention. You are not obliged to provide us with additional information. If you do not want us to process more of your personal data than required under the law, please do not include such information in the CV you send. 

III. How is your personal data obtained? 

In the course of our recruitment process we collect personal data of our candidates. Personal data is obtained in two ways:  

 

• directly from candidates (including through the Ventions’ website, work related websites such as linkedin.com, other Internet platforms, etc.) or 
• from third parties, in particular:  a) from the Vention Group resources; b) from the Ventions’ employees and contractors, with your prior consent, as part of our internal or external referral program; c) from public data sources, such as Linkedin; d) from recruitment agencies, labor agencies, intermediaries, and service providers (if applicable). 

IV. On what basis do we process your personal data? 

Your personal data will be processed for purposes related to recruitment for the selected position: 

 

• in the case of candidates for employment under an employment contract within the scope specified in the German labor law regulations and to take steps at your request prior to entering into an employment contract, pursuant to Article 6 section 1 letter b of the GDPR
• in the case of candidates for employment under a civil law contract, to the extent necessary to take action at the request of the data subject before concluding the contract, pursuant to Art. 6 section 1 letter b GDPR
• in the case of employing a foreigner – in addition to the purposes indicated above, also for the purpose of verifying the legality of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter c) of the GDPR or in order to carry out the procedure of legalization of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter b) of the GDPR
• if we have obtained your data from publicly available sources – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation (then the legal basis for the processing of your data is the legitimate interest pursued on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)
• in the remaining scope, the data will be processed on the basis of the Candidate's consent expressed by an express confirmatory action consisting in including this data in the application (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR)
• data may also be processed on the basis of the Controller's legitimate interest, after the completion of the recruitment process in order to establish, pursue or defend against possible claims related to it (Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)

If you consent to processing your personal data for the purpose of future recruitment possibilities, the data will be processed on the basis of your consent to such processing (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR). 

V. What is the purpose of our processing of your data? 

Your information is always treated as confidential and used solely for the purpose of assessing the application submitted by you, providing you with information on the recruitment procedures, processing the application to carry out the recruitment process and taking steps at your request prior to entering into a contract including on the basis of your consent for future recruitment processes. We may also process your personal data for internal reporting and development reasons- this is necessary due to the Controllers’ legitimate interests in tracking recruitment and managing an external and internal talent pool, which do not override your interests or fundamental rights and freedoms requiring the protection of personal data. 

VI. What are the consequences of non-provision of your data? 

Your provision of data is voluntary, yet necessary to participate in the recruitment process, to meet further legal requirements and/or to enter into a contract with us. Failure to provide us with the required information will render participation in the recruitment process and/or sending information related to the future recruitment process impossible. 

VII. How long do we store your personal data? 

Vention stores your personal data for as long as this is required under applicable laws or for as long as the processing of personal data is necessary for the purposes set forth in this Information Clause. Vention keeps the data provided by you via the recruitment service for the duration of the recruitment process solely for the purpose of carrying out the process and in order to comply with the data recording requirements imposed by applicable laws. If you want us to keep your documents in our job applicant database for a longer period (including for future recruitment processes and sending recruitment newsletter), your consent will be required, and your personal data will be processed for the period of 2 years. 

VIII. Who will receive your personal data? 

Vention makes personal data available to third parties in line with applicable laws. Your personal data is processed solely for the purposes referred to herein or for closely related purposes. Once you have given the relevant consent, personal data may be used for future recruitment processes and also be transferred to affiliated entities within the Vention Group network. Vention can share candidate’s personal data with: 

 

• other entities in the Vention Group, including entities established in countries outside the European Economic Area
• service providers, customers
• entities located in third countries, outside the territory of the European Economic Area

It is possible that the law of a country to which data is transferred provides for a level of data protection which differs from the GDPR regulations, however, this will be a country for which the European Commission has issued an adequacy decision, or an entity bound by an agreement ensuring the same level of protection as the one prevailing at Vention.  Vention will ensure that the transfer of personal data to a third country is carried out in accordance with the requirements of the GDPR. You can at any time request details about the entities to which your personal data has been made available and the scope of information about you which has been made available, by contacting us by sending a message to privacy.de@ventionteams.com. Entities located in third countries will ensure the security of personal data at a level not lower than the level of safeguards applied by Vention. 

IX. What are your rights? 

As a job applicant and subject of personal data, you have the right to: 

 

• request access to your personal data held by Vention
• request rectification and erasure of the data
• request limitation of its processing
• data portability
• object to its processing
• obtain a copy of data transferred to third countries

In order to exercise the rights, please contact us by sending a message to:  privacy.de@ventionteams.com. If data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. If the personal data processing violates the privacy and information security regulations, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, that is the Federal Commissioner for Data Protection and Freedom of Information. These rights may be limited if the fulfilment of your request would disclose data about another person or if you have asked us to remove the information which is required by law or where retaining the information is necessary on the grounds of legitimate interests of the Controller. 

X. Security of your personal data 

Vention uses technical, physical and organizational security measures to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by you, as well as the risk of unauthorized access to such information.  

XI. How can you contact us? 

In case of any issues, problems or complaints related to the processing of your personal data, please contact us at: privacy.de@ventionteams.com 

XII. Consent 

The job applicant, using a specific recruitment service to take part in the recruitment conducted by Vention, agrees to the processing of his/her personal data by performing an explicit confirming action (e.g. by sending his/her CV and/or by completing the form with his/her personal data).  The provision of data in this way via the recruitment service is tantamount to consent to the collection, processing, use, storage and transfer of the user’s personal data by Vention in a manner specified in the Information Clause. By sending the application documents, you also agree to the electronic handling of all issues relating to the recruitment, application, identity verification and onboarding process.  

 

IF YOU DO NOT CONSENT TO THE COLLECTION, USE AND DISCLOSURE OF YOUR PERSONAL DATA AS INDICATED ABOVE, YOU CANNOT TAKE PART IN THE RECRUITMENT. 

INFORMATIONSKLAUSEL FÜR DIE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENE DATEN VON BEWERBERN 

Wählen Sie das Land aus, für das die Rekrutierung (Praktikumsprogramm) gilt, an der Sie teilnehmen: Deutschland. 

Die Vention Solutions GmbH mit Sitz in Berlin ist verpflichtet, die ihr zur Verfügung gestellten oder anvertrauten personenbezogenen Daten zu schützen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Gesetzen. Diese Informationsklausel erläutert, wer wir sind, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und wie lange wir die Daten speichern, wie Sie auf die Daten zugreifen können, wie wir Ihre Daten schützen, wohin die Daten übermittelt werden können und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. 

I. Wer ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche? 

Die Vention Solutions GmbH mit Sitz in Berlin (10785), at Kemperplatz 1, Berlin, Bundesrepublik Deutschland, ist der für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortliche im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden "DSGVO"), im Folgenden "Vention" und, zusammen mit den mit ihr verbundenen Unternehmen, die "Vention-Gruppe". Sollten Sie Fragen bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben, können Sie sich an uns wenden, indem Sie eine Nachricht an privacy.de@ventionteams.com.   

II. Welche Arten von personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet? 

Vention kann von Ihnen Informationen über Ihre Bewerbung für eine Beschäftigung oder Zusammenarbeit mit Vention einholen. Wir verarbeiten die Daten, die für die Durchführung und Abwicklung des Einstellungsverfahrens mit Ihrer Beteiligung erforderlich sind und die für den Abschluss eines Arbeitsvertrags / zivilrechtlichen Vertrags mit Ihnen notwendig sind, wie z.B:  

 

• Name(n) und Nachname
• Geburtsdatum
• die vom Bewerber angegebenen Kontaktdaten
• Bildung
• berufliche Qualifikationen
• Beschäftigungsgeschichte

Im Falle von Ausländern - auch Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind und sich aus Dokumenten ergeben, die zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung oder zur Durchführung des Legalisierungsverfahrens der Beschäftigung erforderlich sind. Wir können auch andere Daten verarbeiten, die Sie uns zur Verfügung stellen, z.B. Bilder. Es kann sein, dass Sie uns von sich aus zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen möchten (in einem Lebenslauf, Anschreiben oder einem ähnlichen Dokument). In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten von Vention zum Zwecke des Abschlusses eines Arbeits- (Praktikums-) Vertrags verarbeitet. Wenn Sie uns also Dokumente mit zusätzlichen Informationen zur Verfügung stellen möchten, gehen wir davon aus, dass Sie mit der Einreichung des Antrags der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Vention zustimmen. Sie sind nicht verpflichtet, uns zusätzliche Informationen zu geben. Wenn Sie nicht möchten, dass wir mehr personenbezogene Daten als gesetzlich vorgeschrieben verarbeiten, nehmen Sie diese Informationen bitte nicht in Ihren Lebenslauf auf. 

III. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben? 

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens erheben wir personenbezogene Daten unserer Bewerber. Personenbezogene Daten werden auf zwei Arten erhoben:  

 

• direkt von den Bewerbern (u. a. über die Website von Ventions, arbeitsbezogene Websites wie linkedin.com, andere Internetplattformen usw.) oder 
• von Dritten, insbesondere:  a) Aus den Ressourcen der Vention-Gruppe; b) Von Ventions-Mitarbeitern und Auftragnehmern, mit Ihrer vorherigen Zustimmung, im Rahmen unseres internen oder externen Empfehlungsprogramms; c) Aus öffentlichen Datenquellen, wie z. B. Linkedin; d) Von Personalvermittlern, Arbeitsagenturen, Vermittlern und Dienstleistern (falls zutreffend). 

IV. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken im Zusammenhang mit der Einstellung für die ausgewählte Stelle verarbeitet: 

 

• im Falle von Bewerbern für einen Arbeitsvertrag im Rahmen der deutschen arbeitsrechtlichen Vorschriften und auf Ihren Wunsch hin vor Abschluss eines Arbeitsvertrags Maßnahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung zu ergreifen
• bei Bewerbern für ein zivilrechtliches Beschäftigungsverhältnis, soweit dies erforderlich ist, um auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss des Vertrages tätig zu werden, gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b GDPR
• im Falle der Beschäftigung eines Ausländers - zusätzlich zu den oben genannten Zwecken auch zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO oder zur Durchführung des Verfahrens zur Legalisierung der Beschäftigung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO
• wenn wir Ihre Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten haben - um den Rekrutierungsprozess mit Ihrer Beteiligung durchzuführen und abzuwickeln (dann ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten das berechtigte Interesse, das auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der DSGVO verfolgt wird)
• im übrigen Bereich werden die Daten auf der Grundlage der Zustimmung des Bewerbers verarbeitet, die durch eine ausdrückliche bestätigende Handlung zum Ausdruck gebracht wird, die darin besteht, diese Daten in die Bewerbung aufzunehmen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) der DSGVO)
• Die Daten können auch auf der Grundlage des berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden, nach Abschluss des Einstellungsverfahrens, um etwaige Ansprüche im Zusammenhang mit dem Verfahren festzustellen, zu verfolgen oder abzuwehren (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der DSGVO)

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke künftiger Einstellungsmöglichkeiten einwilligen, werden die Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zu dieser Verarbeitung verarbeitet (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) der DSGVO). 

V. Was ist der Zweck unserer Verarbeitung Ihrer Daten? 

Ihre Daten werden stets vertraulich behandelt und ausschließlich zu dem Zweck verwendet, die von Ihnen eingereichte Bewerbung zu prüfen, Ihnen Informationen über die Einstellungsverfahren zukommen zu lassen, die Bewerbung zu bearbeiten, um den Einstellungsprozess durchzuführen und auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor ein Vertrag geschlossen wird, auch auf der Grundlage Ihrer Zustimmung für künftige Einstellungsprozesse. Dies ist aufgrund der berechtigten Interessen der für die Verarbeitung Verantwortlichen an der Nachverfolgung der Rekrutierung und der Verwaltung eines externen und internen Talentpools erforderlich, die Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. 

VI. Was sind die Folgen einer Nichtbereitstellung Ihrer Daten? 

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig, jedoch notwendig, um am Einstellungsverfahren teilzunehmen, weitere gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und/oder einen Vertrag mit uns zu schließen. Wenn Sie uns die erforderlichen Informationen nicht zur Verfügung stellen, wird die Teilnahme am Einstellungsverfahren und/oder die Zusendung von Informationen im Zusammenhang mit dem künftigen Einstellungsverfahren unmöglich. 

VII. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten? 

Vention speichert Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies nach geltendem Recht erforderlich ist oder wie die Verarbeitung personenbezogener Daten für die in dieser Informationsklausel genannten Zwecke erforderlich ist. Vention speichert die von Ihnen über den Rekrutierungsdienst zur Verfügung gestellten Daten für die Dauer des Rekrutierungsprozesses ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Prozesses und zur Einhaltung der durch die geltenden Gesetze vorgeschriebenen Datenaufzeichnung. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Unterlagen länger in unserer Bewerberdatenbank aufbewahren (auch für künftige Rekrutierungsprozesse und den Versand von Rekrutierungs-Newslettern), ist Ihre Zustimmung erforderlich, und Ihre personenbezogenen Daten werden für einen Zeitraum von 2 Jahren verarbeitet. 

VIII. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten? 

Vention stellt Dritten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zur Verfügung. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die hier genannten Zwecke oder für eng damit verbundene Zwecke verarbeitet. Sobald Sie die entsprechende Zustimmung erteilt haben, können personenbezogene Daten für künftige Einstellungsverfahren verwendet und auch an verbundene Unternehmen innerhalb des Netzwerks der Vention-Gruppe übermittelt werden. Vention kann die persönlichen Daten der Kandidaten weitergeben: 

 

• andere Unternehmen der Vention-Gruppe, einschließlich Unternehmen mit Sitz in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
• Dienstleistern, Kunden
• Einrichtungen, die in Drittländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind

Es ist möglich, dass das Recht eines Landes, in das Daten übermittelt werden, ein von den Bestimmungen der DSGVO abweichendes Datenschutzniveau vorsieht, allerdings handelt es sich dabei um ein Land, für das die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat, oder um eine Einrichtung, die durch ein Abkommen gebunden ist, das dasselbe Schutzniveau wie das bei Vention geltende gewährleistet. Vention stellt sicher, dass die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO durchgeführt wird. Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welchen Stellen Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt wurden und in welchem Umfang Informationen über Sie zur Verfügung gestellt wurden, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen, indem Sie eine Nachricht an privacy.de@ventionteams.com. Einrichtungen in Drittländern gewährleisten die Sicherheit personenbezogener Daten auf einem Niveau, das nicht unter dem von Vention angewandten Schutzniveau liegt. 

IX. Welche Rechte haben Sie? 

Als Bewerber und Betroffener von personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf: 

 

• Zugang zu Ihren bei Vention gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen
• die Berichtigung und Löschung der Daten zu verlangen
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen
• Datenübertragbarkeit
• seiner Verarbeitung widersprechen
• eine Kopie der in Drittländer übermittelten Daten zu erhalten

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie uns eine Nachricht schicken:  privacy.de@ventionteams.com. Wenn Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenn Sie die Einwilligung widerrufen, berührt dies nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf. Verstößt die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen die Vorschriften über den Datenschutz und die Informationssicherheit, haben Sie außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, d.h. der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) einzureichen. Diese Rechte können eingeschränkt werden, wenn die Erfüllung Ihres Ersuchens die Offenlegung von Daten über eine andere Person zur Folge hätte oder wenn Sie uns gebeten haben, die Informationen zu entfernen, was gesetzlich vorgeschrieben ist, oder wenn die Beibehaltung der Informationen aufgrund der berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich ist. 

X. Sicherheit Ihrer persönlichen Daten 

Vention setzt technische, physische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um das Risiko des Verlusts, des Missbrauchs, der Offenlegung oder der Änderung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen sowie das Risiko des unbefugten Zugriffs auf diese Informationen zu verhindern.  

XI. Wie können Sie mit uns Kontakt aufnehmen? 

Sollten Sie Fragen, Probleme oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns: privacy.de@ventionteams.com. 

XII. Zustimmung 

Der Stellenbewerber, der einen bestimmten Rekrutierungsdienst nutzt, um an der von Vention durchgeführten Rekrutierung teilzunehmen, stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu, indem er eine ausdrückliche Bestätigungshandlung vornimmt (z. B. durch Zusendung seines Lebenslaufs und/oder durch Ausfüllen des Formulars mit seinen personenbezogenen Daten). Die Bereitstellung von Daten auf diese Weise über den Einstellungsdienst ist gleichbedeutend mit der Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung, Nutzung, Speicherung und Weitergabe der personenbezogenen Daten des Nutzers durch Vention in der in der Informationsklausel beschriebenen Weise. Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen erklären Sie sich auch mit der elektronischen Abwicklung aller Fragen im Zusammenhang mit dem Einstellungs-, Bewerbungs-, Identitätsprüfungs- und Onboarding-Prozess einverstanden.  

 

WENN SIE MIT DER ERHEBUNG, VERWENDUNG UND WEITERGABE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIE OBEN BESCHRIEBEN NICHT EINVERSTANDEN SIND, KÖNNEN SIE NICHT AN DER EINSTELLUNG TEILNEHMEN.