INFORMATION CLAUSE FOR THE PROCESSING OF JOB CANDIDATES’ PERSONAL DATA 

 

Select the country to which the recruitment (internsip program) you are taking part applies: [Poland]. [Vention Development Sp. z o. o. with its registered office in Łódź] is obliged to protect the personal data made available or entrusted to it. We process personal data in accordance with the laws in force in the [Republic of Poland]. This information clause explains who we are, what personal data we process, for what purposes and how long we store the data, how you can access the data, how we protect your data, where the data can be transferred and what your rights are in this regard. 

 

I. Who is the controller of your personal data?  

[Vention Development Sp. z o. o. with its registered office in Łódź (90-440), at ul. Piotrkowska 157A ] is the Controller of a personal data within the meaning of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as the “GDPR), hereinafter referred to as “Vention” and, together with its affiliates, as the “Vention Group”. Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact us by sending a message to: privacy.pl@ventionteams.com   

II. What types of personal data do we process?  

Vention may obtain information from you concerning your job application for employment or cooperation with Vention. We process the data necessary to conduct and settle the recruitment process with your participation and necessary to conclude an employment contract / civil law contract with you, such as:  

• name(s) and surname
• date of birth
• contact data indicated by the candidate
• education
• professional qualifications
• employment history  

In the case of foreigners – also data required by law and resulting from documents necessary to verify the legality of employment or to carry out the employment legalization procedure. 
We can also process other data provided to us by you, e.g. image 
You may, on your own initiative, want to provide us with additional information (the provision of which is not legally required, in particular on the basis of the Labour Code) in a CV, cover letter or in a similar document. If this is the case, your personal data will be processed by Vention for the purpose of concluding an employment (internship) agreement. Therefore, if you want to provide us with documents containing additional information, we understand that by submitting the application you agree to have your personal data processed by Vention. 
You are not obliged to provide us with additional information. If you do not want us to process more of your personal data than required under the law, please do not include such information in the CV you send.

III. How is your personal data obtained?

In the course of our recruitment process we collect personal data of our candidates. Personal data is obtained in two ways:

 

• directly from candidates (including through the Ventions’ website, pracuj.pl, linkedin.com and goldenline.pl websites , other Internet platforms, etc.) or 
• from third parties, in particular:  a) from the Vention Group resources; b) from the Ventions’ employees and contractors, with your prior consent, as part of our internal or external referral program; c) from public data sources, such as Linkedin; d) from recruitment agencies, labour agencies, intermediaries, and service providers (if applicable)

IV. On what basis do we process your personal data?

Your personal data will be processed for purposes related to recruitment for the selected position:

 

• in the case of candidates for employment under an employment contract within the scope specified in Art. 221 of the Labor Code, pursuant to Art. 6 section 1 letter c of the GDPR and to take steps at your request prior to entering into an employment contract, pursuant to Article 6 section 1 letter b of the GDPR
• in the case of candidates for employment under a civil law contract, to the extent necessary to take action at the request of the data subject before concluding the contract, pursuant to Art. 6 section 1 letter b GDPR
• in the case of employing a foreigner – in addition to the purposes indicated above, also for the purpose of verifying the legality of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter c) of the GDPR or in order to carry out the procedure of legalization of employment, pursuant to Article 6 section 1 letter b) of the GDPR
• if we have obtained your data from publicly available sources – in order to conduct and settle the recruitment process with your participation (then the legal basis for the processing of your data is the legitimate interest pursued on the basis of Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)
• in the remaining scope, the data will be processed on the basis of the Candidate's consent expressed by an express confirmatory action consisting in including this data in the application (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR)
  data may also be processed on the basis of the Controller's legitimate interest, after the completion of the recruitment process in order to establish, pursue or defend against possible claims related to it (Article 6 section 1 letter f) of the GDPR)

If you consent to processing your personal data for the purpose of future recruitment possibilities, the data will be processed on the basis of your consent to such processing (Article 6 section 1 letter a) of the GDPR).  

V. What is the purpose of our processing of your data?

Your information is always treated as confidential and used solely for the purpose of assessing the application submitted by you, providing you with information on the recruitment procedures, processing the application to carry out the recruitment process and taking steps at your request prior to entering into a contract (on the basis of Article 221 of the Labour Code and Article 6 section 1 letter b) of the GDPR, including on the basis of your consent for future recruitment processes. We may also process your personal data for internal reporting and development reasons- this is necessary due to the Controllers’ legitimate interests in tracking recruitment and managing an external and internal talent pool, which do not override your interests or fundamental rights and freedoms requiring the protection of personal data.

VI. What are the consequences of non-provision of your data?

Your provision of data is voluntary, yet necessary to participate in the recruitment process, to meet further legal requirements and/or to enter into a contract with us. Failure to provide us with the required information will render participation in the recruitment process and/or sending information related to the future recruitment process impossible.

VII. How long do we store your personal data?

Vention stores your personal data for as long as this is required under applicable laws or for as long as the processing of personal data is necessary for the purposes set forth in this Information Clause. Vention keeps the data provided by you via the recruitment service for the duration of the recruitment process solely for the purpose of carrying out the process and in order to comply with the data recording requirements imposed by applicable laws. If you want us to keep your documents in our job applicant database for a longer period (including for future recruitment processes and sending recruitment newsletter), your consent will be required and your personal data will be processed for the period of 2 years.

VIII. Who will receive your personal data?

Vention makes personal data available to third parties in line with applicable laws. Your personal data is processed solely for the purposes referred to herein or for closely related purposes. Once you have given the relevant consent, personal data may be used for future recruitment processes and also be transferred to affiliated entities within the Vention Group network. Vention can share candidate’s personal data with:

 

• other entities in the Vention Group, including entities established in countries outside the European Economic Area
• service providers, customers
• entities located in third countries, outside the territory of the European Economic Area

t is possible that the law of a country to which data is transferred provides for a level of data protection which differs from the GDPR regulations, however, this will be a country for which the European Commission has issued an adequacy decision, or an entity bound by an agreement ensuring the same level of protection as the one prevailing at Vention.  Vention will ensure that the transfer of personal data to a third country is carried out in accordance with the requirements of the GDPR. You can at any time request details about the entities to which your personal data has been made available and the scope of information about you which has been made available, by contacting us by sending a message to privacy.pl@ventionteams.com. Entities located in third countries will ensure the security of personal data at a level not lower than the level of safeguards applied by Vention.

IX. What are your rights?

As a job applicant and subject of personal data, you have the right to:

• request access to your personal data held by Vention
• request rectification and erasure of the data
• request limitation of its processing
• data portability
• object to its processing
• obtain a copy of data transferred to third countries 

In order to exercise the rights, please contact us by sending a message to:  privacy.pl@ventionteams.com. If data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. If the personal data processing violates the privacy and information security regulations, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, that is the President of the Personal Data Protection Office. These rights may be limited if the fulfilment of your request would disclose data about another person or if you have asked us to remove the information which is required by law or where retaining the information is necessary on the grounds of legitimate interests of the Controller.

X. Security of your personal data

Vention uses technical, physical and organizational security measures to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by you, as well as the risk of unauthorized access to such information.  

XI. How can you contact us?

In case of any issues, problems or complaints related to the processing of your personal data, please contact us at: privacy.pl@ventionteams.com

XII. Consent

The job applicant, using a specific recruitment service to take part in the recruitment conducted by Vention, agrees to the processing of his/her personal data by performing an explicit confirming action (e.g. by sending his/her CV and/or by completing the form with his/her personal data).  The provision of data in this way via the recruitment service is tantamount to consent to the collection, processing, use, storage and transfer of the user’s personal data by Vention in a manner specified in the Information Clause. By sending the application documents, you also agree to the electronic handling of all issues relating to the recruitment, application, identity verification and onboarding process.  
 

IF YOU DO NOT CONSENT TO THE COLLECTION, USE AND DISCLOSURE OF YOUR PERSONAL DATA AS INDICATED ABOVE, YOU CANNOT TAKE PART IN THE RECRUITMENT.  

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY 

 

Wybierz kraj, którego dotyczy rekrutacja (program stażowy), w której bierzesz udział: [Polska]. [Vention Development Sp. z o. o. z siedzibą w Łodzi] jest zobowiązana do ochrony udostępnionych lub powierzonych jej danych osobowych. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w [Rzeczpospolitej Polskiej]. Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, kim jesteśmy, jakie dane osobowe przetwarzamy,  w jakich celach i jak długo przechowujemy dane,  w jaki sposób możesz uzyskać dostęp do danych,  w jaki sposób chronimy Twoje dane, gdzie dane mogą być przekazywane i jakie są Twoje prawa w tym zakresie.

 

I. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych? 

[Vention Development Sp. z o. o. z siedzibą w Łodzi (90-440), przy ul. Piotrkowska 157A] jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwana dalej "RODO"), zwana dalej "Vention" oraz, wraz ze swoimi podmiotami powiązanymi, "Grupą Vention". Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact us by sending a message to: privacy.pl@ventionteams.com  

II. Jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy? 

Vention może uzyskać od Ciebie informacje dotyczące Twojego podania o pracę lub współpracy z Vention. Przetwarzamy dane niezbędne do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem oraz niezbędne do zawarcia z Tobą umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej tj.:

• imię (imiona) i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata
• edukacja
• kwalifikacje zawodowe
• historia zatrudnienia

W przypadku cudzoziemców – także dane wymagane przez przepisy prawa oraz wynikające z dokumentów niezbędnych do weryfikacji legalności zatrudnienia lub przeprowadzenia procedury legalizacji zatrudnienia. Możemy przetwarzać także inne przekazane nam przez Ciebie dane, np. wizerunek. Możesz z własnej inicjatywy przekazać nam dodatkowe informacje (których podanie nie jest wymagane przepisami prawa, w szczególności na podstawie Kodeksu Pracy) w CV, liście motywacyjnym lub podobnym dokumencie. Jeżeli tak się stanie, Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Vention w celu zawarcia umowy o pracę (staż). Dlatego jeśli chcesz przekazać nam dokumenty zawierające dodatkowe informacje, rozumiemy, że składając wniosek wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Vention. Nie masz obowiązku podawania nam dodatkowych informacji. Jeśli nie chcesz, abyśmy przetwarzali więcej Twoich danych osobowych niż jest to wymagane przepisami prawa, prosimy o nie zamieszczanie takich informacji w przesyłanym CV.

II. W jaki sposób pozyskiwane są Twoje dane osobowe? 

W trakcie procesu rekrutacyjnego zbieramy dane osobowe naszych kandydatów. Dane osobowe pozyskiwane są na dwa sposoby:

• bezpośrednio od kandydatów (m.in. za pośrednictwem serwisu Ventions, pracuj.pl, linkedin.com i goldenline.pl, innych platform internetowych itp.) lub
• od osób trzecich, w szczególności: a) z zasobów Vention Group b) od pracowników i wykonawców Ventions, za Twoją uprzednią zgodą, w ramach naszego wewnętrznego lub zewnętrznego programu poleceń; c) z publicznych źródeł danych, takich jak Linkedin; d) od agencji rekrutacyjnych, agencji pracy, pośredników i usługodawców (jeśli dotyczy).

IV. Na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Dane będą przetwarzane w celach związanych z rekrutacją na wybrane stanowisko:

• w przypadku kandydatów do pracy na podstawie umowy o pracę w zakresie określonym w art. 221 Kodeksu pracy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy o pracę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• w przypadku kandydatów do pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, w zakresie niezbędnym do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
  w przypadku zatrudniania cudzoziemca – poza celami wskazanymi powyżej, także w celu weryfikacji legalności zatrudnienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub w celu przeprowadzenia procedury legalizacji zatrudnienia , na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• w przypadku, kiedy pozyskaliśmy Twoje dane ze źródeł publicznie dostępnych – w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia procesu rekrutacyjnego z Twoim udziałem (wówczas podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO)
  w pozostałym zakresie dane będą przetwarzane na podstawie zgody Kandydata wyrażonej w drodze wyraźnej akcji potwierdzającej polegającej na umieszczeniu tych danych w aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• dane mogą być przetwarzane także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora po zakończeniu procesu rekrutacyjnego w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z nim związanymi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Jeżeli wyrazisz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych dla potrzeb przyszłych rekrutacji, dane będą przetwarzane na podstawie Twojej zgody na takie przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

V. W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Twoje dane są zawsze traktowane jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu oceny złożonej przez Ciebie aplikacji, przekazania Ci informacji o przebiegu rekrutacji, obsługi aplikacji w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego oraz podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy o pracę umowa (na podstawie art. 221 Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w tym na podstawie Twojej zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe także w celach raportowania wewnętrznego i rozwoju – jest to konieczne ze względu na prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na śledzeniu rekrutacji oraz zarządzaniu zewnętrzną i wewnętrzną pulą talentów, który nie jest nadrzędny wobec Twoich interesów ani podstawowych praw i wolności wymagających ochrony danych osobowych.

VI. Jakie są konsekwencje niepodania danych?

Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym, spełnienia dalszych wymogów prawnych i/lub zawarcia z nami umowy. Niepodanie przez nas wymaganych informacji spowoduje, że wzięcie udziału w procesie rekrutacyjnym i/lub przesłanie informacji związanych z przyszłym procesem rekrutacyjnym będzie niemożliwe.

VII. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Vention przechowuje Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub tak długo, jak przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów określonych w niniejszej Klauzuli Informacyjnej. Vention przechowuje dane przekazane przez Ciebie za pośrednictwem serwisu rekrutacyjnego przez czas trwania procesu rekrutacji wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu oraz w celu spełnienia wymogów dotyczących rejestracji danych nałożonych przez obowiązujące przepisy prawa. Jeśli chcesz, abyśmy przechowywali Twoje dokumenty w naszej bazie kandydatów do pracy przez dłuższy okres (w tym na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych i wysyłki newslettera rekrutacyjnego), wymagana będzie Twoja zgoda, a Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 2 lat. 
 

VIII. Kto otrzyma Twoje dane osobowe? 

Vention udostępnia dane osobowe osobom trzecim zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celach, o których mowa w niniejszym dokumencie lub w ściśle powiązanych celach. Po wyrażeniu przez Ciebie stosownej zgody, dane osobowe mogą być wykorzystywane do przyszłych procesów rekrutacyjnych, a także przekazywane podmiotom powiązanym w ramach sieci Grupy Vention. Vention może udostępniać dane osobowe kandydata:

 

• innym podmiotom Grupy Vention, w tym podmiotom mającym siedzibę w krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego
• usługodawcom, klientom
• podmiotom zlokalizowanym w państwach trzecich, poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Możliwe jest, że prawo kraju, do którego przekazywane są dane, przewiduje stopień ochrony danych odbiegający od przepisów RODO, jednak będzie to kraj, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub podmiot związany umową zapewniającą ten sam poziom ochrony, jaki obowiązuje w Vention. Vention zapewni, że przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego odbywa się zgodnie z wymogami RODO. W każdej chwili możesz poprosić o szczegółowe informacje o podmiotach, którym udostępniono Twoje dane osobowe oraz o zakresie udostępnionych informacji na Twój temat, kontaktując się z nami poprzez wysłanie wiadomości na adres: privacy.pl@ventionteams.com. Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią bezpieczeństwo danych osobowych na poziomie nie niższym niż poziom zabezpieczeń stosowanych przez Vention

IX. Jakie są Twoje prawa?

Jako osoba ubiegająca się o pracę i osoba, której dane osobowe dotyczą, masz prawo do:

 

• zażądać dostępu do swoich danych osobowych przechowywanych przez Vention
• żądać sprostowania i usunięcia danych
• żądać ograniczenia przetwarzania
• przenośność danych
• sprzeciwić się przetwarzaniu
• uzyskania kopii danych przekazanych do państw trzecich

W celu skorzystania z przysługujących praw prosimy o kontakt poprzez wysłanie wiadomości na adres: privacy.pl@ventionteams.com. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie prywatności i bezpieczeństwie informacji, przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawa te mogą zostać ograniczone, jeżeli spełnienie Twiojego żądania spowodowałoby ujawnienie danych o innej osobie lub gdy zwróciłbyś/zwróciłabyś się do nas o usunięcie informacji wymaganych przepisami prawa lub gdy zachowanie informacji jest niezbędne na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

X. Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

Vention stosuje techniczne, fizyczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby zapobiec ryzyku utraty, niewłaściwego wykorzystania, ujawnienia lub modyfikacji przekazanych przez Ciebie informacji, a także ryzyku nieuprawnionego dostępu do takich informacji.

XI. Jak można się z nami skontaktować?

W razie jakichkolwiek problemów, problemów lub skarg związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: privacy.pl@ventionteams.com.  

XII. Zgoda

Osoba ubiegająca się o pracę, korzystając z określonej usługi rekrutacyjnej w celu wzięcia udziału w rekrutacji prowadzonej przez Vention, wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych poprzez wykonanie wyraźnej czynności potwierdzającej (np. poprzez przesłanie CV i/lub wypełnienie formularza swoimi danymi osobowymi). Podanie danych w ten sposób za pośrednictwem serwisu rekrutacyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na gromadzenie, przetwarzanie, wykorzystywanie, przechowywanie  
i przekazywanie Twoich danych osobowych przez Vention w sposób określony w Klauzuli Informacyjnej. Wysyłając dokumenty aplikacyjne, wyrażasz również zgodę na elektroniczną obsługę wszystkich spraw związanych z procesem rekrutacji, aplikacji, weryfikacji tożsamości  
i onboardingu. 
 

JEŚLI NIE WYRAŻASZ ZGODY NA GROMADZENIE, WYKORZYSTYWANIE I UJAWNIANIE TWOICH DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB WSKAZANY POWYŻEJ, NIE MOŻESZ BRAĆ UDZIAŁU W REKRUTACJI.